El piloto acotado
El piloto acotado, hecho explícito.
Un primer flujo documental puede ponerse en marcha cuando el alcance encaja para un piloto. Suele funcionar mejor en recepción documental, extracción, apoyo a redacción, respuestas de estado y seguimiento de plazos, con revisión humana donde haga falta.
- Alcance, exclusiones y criterios de éxito acordados por escrito
- Revisión humana en excepciones y salidas sensibles
- Sin fase dos obligatoria si el piloto no justifica el siguiente paso
Qué cubre el piloto
Diseñado para dejar claro qué entra, qué no entra y bajo qué condiciones se opera el primer flujo.
Encaja mejor para
- recepción documental desde email, escaneos o portales de cliente
- extracción de nombres, fechas, DNIs, referencias y obligaciones
- primeros borradores basados en plantillas para revisión
- respuestas de estado o petición de documentación desde fuentes aprobadas
- seguimiento de plazos y de documentación pendiente
Incluido en el piloto
- alcance y criterios de éxito acordados por escrito
- entorno aislado en la UE y ATD antes de datos reales
- configuración alrededor de las herramientas ya utilizadas en ese flujo
- cola de revisión para excepciones y salidas de baja confianza
- formación del equipo, documentación de uso e informe del piloto
No incluido en el piloto
- sustitución completa del sistema de gestión del despacho
- despliegue multi-flujo para toda la organización
- limpieza histórica de expedientes
- construcción de un DMS a medida
- decisiones automáticas de cara al cliente sin revisión humana, salvo acuerdo expreso
Piloto, paso a paso
De la llamada de alcance a un primer flujo documental operativo, cuando el caso encaja.
Alcance, exclusiones y entorno cerrados
Alcance, exclusiones, criterios de éxito, ATD y entorno aislado en la UE acordados antes de que entren datos reales en el piloto.
Mapeamos el flujo actual y sus cuellos de botella
Recorremos el flujo con las personas que hoy lo operan. Entradas, aprobaciones, excepciones, handoffs y puntos de fallo quedan escritos antes de construir.
Configuramos el flujo alrededor de tus herramientas actuales
Reglas, carpetas, plantillas, estados de revisión e integraciones se ajustan a las herramientas ya usadas en ese flujo.
Probamos con archivos reales y con tu equipo
El flujo se ejercita con archivos representativos; los casos de baja confianza y los edge cases van a revisión en vez de forzarse.
En producción. Esto es lo que te llevas.
Lo dejamos en producción, formamos al equipo, entregamos documentación operativa, informe de resultados frente a los criterios de éxito acordados y una hoja de ruta a 90 días con la recomendación de si conviene mantener, ampliar o no continuar.
Controles de riesgo
Cómo se gestiona el riesgo en la práctica dentro del piloto.
ATD antes de datos reales
El ATD se firma antes de que entren datos reales de clientes en el sistema.
Entorno aislado por despacho
Cada piloto corre en un entorno aislado, no en una infraestructura compartida entre clientes.
Despliegue regional UE solamente
Usamos despliegue regional en la UE para el alcance acordado. Nada de modos globales o data-zone salvo acuerdo expreso.
Sin entrenamiento con tus datos
Los términos del proveedor que usamos excluyen entrenar modelos fundacionales con tus datos.
Trazabilidad
Las entradas, salidas y acciones de revisión pueden registrarse para dar trazabilidad dentro del flujo acordado.
La baja confianza va a revisión
Las extracciones o clasificaciones de baja confianza se señalan para revisión, no se empujan automáticamente.
Las salidas sensibles siguen aprobadas por humanos
Las salidas de cara al cliente o legalmente sensibles quedan bajo aprobación humana salvo reglas escritas que indiquen otra cosa.
Sin fase dos forzada
Si el piloto no cumple los criterios de éxito acordados por escrito, no existe obligación de continuar.
Antes de empezar
Preguntas habituales de despachos que valoran el piloto.
¿Qué incluye exactamente?
Un flujo, un alcance cerrado y una primera versión operativa. El piloto cubre la lógica acordada, la revisión, la formación, la documentación y el informe de resultados.
¿Qué queda explícitamente fuera?
Despliegue para todo el despacho, sustitución completa del practice management, limpieza histórica o construcción de un DMS. Son decisiones aparte, no supuestos escondidos.
¿Qué pasa si las salidas están mal?
Los casos de baja confianza van a revisión. Las salidas sensibles no salen automáticamente salvo reglas escritas que lo permitan.
¿Qué ocurre después del piloto?
Te quedas con el flujo operativo, la documentación, la formación y el informe del piloto. A partir de ahí decides si lo operas internamente, si nos quedamos para soporte o si no compensa dar un siguiente paso.
¿Qué nos queda en propiedad después?
Te quedas con el flujo documentado, sus reglas operativas y la configuración viva acordada en el piloto. Cualquier hosting o soporte continuado se define aparte.
Cuéntanos dónde se atasca hoy el trabajo
Veremos si hay un primer caso que merezca la pena.
Cuéntanos dónde se frena hoy el flujo. Te diremos si hay fricción operativa suficiente para empezar por un primer caso y qué parte debería quedar bajo revisión.
¿Prefieres email? Solicitar alcance y condiciones.