VERIFACTU 2026: qué es, a quién obliga y cómo cumplir

Si has llegado hasta aquí buscando "verifactu", probablemente estés en una de estas tres situaciones: eres socio de un despacho y has oído que "viene algo nuevo" y no sabes si te afecta; llevas una gestoría y tus clientes empiezan a preguntarte qué es; o ya conoces la norma pero necesitas un resumen claro para tomar decisiones esta semana. En cualquiera de los tres casos, este artículo está escrito para ti.

VERIFACTU es, en resumen, el nombre con el que se conoce el sistema de emisión de facturas verificables derivado de la Ley Antifraude Fiscal 11/2021 y su reglamento de desarrollo. La idea es sencilla: que todas las facturas que emite una empresa queden registradas de forma íntegra, trazable y comprobable por la Agencia Tributaria. Lo complejo —y lo que genera preguntas— es cómo se aplica en la práctica y a quién afecta.

TL;DR: VERIFACTU obliga a la mayoría de empresas y profesionales a usar software de facturación que garantice la integridad de los registros, firme electrónicamente las facturas y permita su envío voluntario a la AEAT. El calendario de entrada en vigor ha sufrido varios aplazamientos; conviene consultar la fuente oficial. Incumplir puede acarrear sanciones económicas significativas.

Qué es VERIFACTU en 3 frases

VERIFACTU es un conjunto de requisitos técnicos que debe cumplir el software de facturación usado en España por empresas y profesionales. Su objetivo es evitar el doble juego de la caja —esa práctica de emitir una factura "para Hacienda" y otra "para el cliente"— mediante sistemas informáticos que garanticen que los registros de facturación no se pueden manipular una vez emitidos. Es, en esencia, la obligación de que el software sea honesto por diseño, no solo por buena voluntad del usuario.

A quién obliga VERIFACTU y a quién no

El artículo 3 del Real Decreto 1007/2023, que aprueba el Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación, define con precisión a quién obliga VERIFACTU. En términos generales, el Reglamento se aplica a los obligados tributarios que usen sistemas informáticos de facturación y sean:

• Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (con la excepción de las entidades totalmente exentas del art. 9.1 de la Ley 27/2014).
• Contribuyentes del IRPF que desarrollen actividades económicas — esto incluye a los autónomos, tanto en estimación directa como en estimación objetiva (módulos). La norma no distingue por régimen fiscal: lo que determina la obligación es desarrollar actividad económica y usar un sistema informático de facturación.
• Contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de no Residentes que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.
• Entidades en régimen de atribución de rentas —comunidades de bienes, sociedades civiles profesionales— que desarrollen actividades económicas.

Quedan fuera del ámbito del Reglamento, según el propio texto:

• Los contribuyentes que lleven los libros registro a través del Suministro Inmediato de Información (SII) de la AEAT —regulado en el artículo 62.6 del Reglamento del IVA (Real Decreto 1624/1992)—. Si ya estás enviando facturas al SII en los cuatro días hábiles siguientes a su emisión, cumples por esa vía y no estás sometido adicionalmente a VERIFACTU.
• Empresas domiciliadas en territorios forales con sistemas de control propios: TicketBAI en el País Vasco y su equivalente en Navarra. El Reglamento aclara expresamente que su aplicación territorial no afecta a los regímenes de concierto y convenio económico, siempre que el domicilio fiscal del obligado esté en el territorio histórico correspondiente.
• Determinadas operaciones específicas (establecimientos permanentes en el extranjero, facturas expedidas por el destinatario, etc.), listadas en el artículo 4 del mismo Reglamento.

Si tu situación no encaja claramente en ninguno de los supuestos anteriores, la recomendación sensata es consultar a un asesor fiscal o revisar directamente la sección de Sistemas informáticos de facturación en la sede electrónica de la AEAT.

El calendario de entrada en vigor

Aquí es donde conviene ser honesto: el calendario de VERIFACTU ha sufrido varios aplazamientos desde que la Ley Antifraude 11/2021 lo anunció inicialmente. El desarrollo reglamentario —materializado en el Real Decreto 1007/2023— y la necesidad de dar tiempo a los desarrolladores de software para adaptar sus sistemas han forzado revisiones sucesivas del calendario de entrada en vigor, con disposiciones transitorias modificadas en más de una ocasión.

A fecha de publicación de este artículo, la referencia autoritativa para el calendario vigente de obligación aplicable a sujetos pasivos del Impuesto sobre Sociedades, autónomos en estimación directa, y el resto de obligados del artículo 3 del Reglamento, es la sede electrónica de la AEAT y las disposiciones transitorias del propio Real Decreto 1007/2023 en el BOE. Antes de tomar decisiones de planificación, conviene contrastar siempre con la fuente oficial por si ha habido un nuevo aplazamiento o modificación.

En lugar de fijar fechas que pueden quedar obsoletas en pocos meses, te recomendamos:

1. Consultar el calendario oficial actualizado en la sede electrónica de la AEAT, concretamente en la sección de Sistemas informáticos de facturación.
2. Suscribirte a las notas informativas de tu colegio profesional (Consejo General de Economistas, Consejo Superior de Colegios Oficiales de Titulados Mercantiles, colegios de abogados).
3. Asegurarte —por escrito— de que tu software de facturación actual o el que estés evaluando se compromete a estar adaptado a VERIFACTU antes de la fecha de exigencia que te aplique.

Lo que sí es firme es que la adaptación no es opcional: las fechas se han movido, pero la obligación está en la ley. Planificar con margen es más barato que correr.

Los requisitos técnicos que debe cumplir tu software

Sin jerga innecesaria, un software compatible con VERIFACTU debe garantizar cuatro cosas.

1. Integridad de los registros

Cada factura emitida queda almacenada de forma que no se pueda modificar sin dejar rastro. Se consigue encadenando los registros de facturación: cada factura nueva "apunta" a la anterior mediante un código de verificación. Si alguien intenta alterar una factura antigua, la cadena se rompe y se detecta en la primera inspección.

En lenguaje menos técnico: es como numerar las páginas de un libro de cuentas con una fórmula matemática que depende de la página anterior. Si cambias una página, todas las siguientes dejan de cuadrar.

2. Firma electrónica en cada registro

Los registros de facturación que el software genera van firmados electrónicamente por el propio sistema. Esto garantiza que provienen realmente del software autorizado y no han sido manipulados fuera de él.

3. Código QR en la factura

Cada factura lleva impreso un código QR que permite a la AEAT —o a cualquier persona con el móvil, en la práctica— leer los datos esenciales de la factura y comprobar su autenticidad. Si tu software no genera este QR conforme a las especificaciones de la AEAT, no cumple VERIFACTU.

4. Envío (voluntario) a la AEAT

El nombre VERIFACTU viene precisamente de la modalidad de envío: los empresarios pueden optar por enviar automáticamente sus facturas a la sede electrónica de la AEAT en el momento de emitirlas. Este envío es voluntario, pero tiene un incentivo claro — recogido literalmente en el Reglamento — que conviene entender bien.

Según el Reglamento, los sistemas informáticos que remiten de forma continuada, segura, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente todos los registros de facturación a la Agencia Tributaria en el momento de emitirlos tienen la consideración oficial de «Sistemas de emisión de facturas verificables» o «Sistemas VERI*FACTU» (ese es el nombre técnico completo). La norma establece dos privilegios concretos para este tipo de sistema:

1. Presunción de cumplimiento por diseño. Se presume que cumplen los requisitos del artículo 8 del Reglamento, lo que simplifica considerablemente la carga probatoria en caso de inspección.
2. No obligación de firma electrónica de los registros. El artículo 12 del Reglamento exige firmar electrónicamente cada registro de facturación; los sistemas VERI*FACTU quedan exentos de esta obligación porque el propio envío a la AEAT cumple la función probatoria. Este es el incentivo concreto que justifica optar por la modalidad.

Las facturas emitidas por estos sistemas llevan además la mención «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o simplemente «VERI*FACTU».

Los sistemas que no se acogen a la remisión voluntaria siguen obligados a cumplir con los requisitos de integridad, firma electrónica, encadenamiento y código QR, y conservan los registros en su propio sistema para eventuales inspecciones. Ambas modalidades son legales — la elección depende de cómo quieras equilibrar la carga operativa de la firma electrónica interna frente a la integración continua con la AEAT.

Qué pasa si no cumples: sanciones

Las sanciones están recogidas en el artículo 201 bis de la Ley 58/2003 General Tributaria, añadido por la Ley Antifraude 11/2021. Son importes fijos y concretos, clasificados como infracciones graves:

• Producción, comercialización o fabricación de sistemas informáticos que permitan llevar contabilidades paralelas, no anotar transacciones, falsear registros o alterar datos: multa pecuniaria fija de 150.000 euros por cada ejercicio económico en el que se hayan producido ventas y por cada tipo distinto de sistema o programa.
• Comercialización de sistemas sin el certificado obligatorio: 1.000 euros por cada sistema o programa comercializado sin certificado.
• Tenencia de sistemas informáticos que no cumplan las especificaciones del Reglamento: multa pecuniaria fija de 50.000 euros por cada ejercicio económico en el que se hayan usado.

Un matiz importante que se pierde fácilmente en las lecturas rápidas: las sanciones no recaen únicamente sobre la empresa que usa el software no conforme. El artículo 201 bis sanciona también al desarrollador o comercializador del sistema. Para un despacho que asesora a sus clientes sobre qué herramientas adoptar, esto significa que recomendar un software no conforme puede generar responsabilidad solidaria — no es un tema menor.

La misma persona o entidad no puede ser sancionada simultáneamente por la infracción de producción/comercialización (150.000 €) y por la de tenencia (50.000 €) respecto al mismo sistema: la norma lo excluye expresamente.

Preguntas frecuentes sobre VERIFACTU

¿Me afecta VERIFACTU si facturo en papel o con Excel?

Si emites facturas en el contexto de una actividad económica —seas autónomo en estimación directa, sociedad o profesional— y no estás en un régimen exento (SII, TicketBAI, módulos), entonces sí, te afecta. El uso de Excel o plantillas genéricas no cumple los requisitos de integridad ni de firma electrónica que exige VERIFACTU. Tendrás que usar un software que sí los cumpla.

¿Cuándo empieza a aplicar VERIFACTU en mi caso?

El calendario se ha movido en varias ocasiones y la fecha concreta depende del tipo de sujeto pasivo. Consulta siempre el calendario oficial en la sede de la AEAT — la información de este artículo puede haber quedado desactualizada.

¿Tengo que cambiar mi software de facturación?

No necesariamente. La mayoría de programas comerciales de mercado —A3, Holded, Sage, Contasol y similares— están adaptando sus sistemas a VERIFACTU mediante actualizaciones. Lo que sí debes hacer es confirmar con tu proveedor, por escrito, que tu versión actual o la siguiente estará certificada antes de la fecha de obligación que te aplique.

¿VERIFACTU y el SII son excluyentes?

Sí. Si ya envías facturas al SII —por facturación superior a 6 millones de euros anuales, por inscripción voluntaria, por pertenencia a grupo IVA o a REDEME— cumples por esa vía y no te alcanza la obligación adicional de VERIFACTU. Ambos sistemas persiguen el mismo fin: trazabilidad y control.

¿Y si uso TicketBAI en el País Vasco?

TicketBAI y VERIFACTU son sistemas paralelos con el mismo objetivo. Si estás domiciliado en territorio foral (Álava, Gipuzkoa, Bizkaia) y cumples con TicketBAI, esa obligación sustituye a VERIFACTU para tus hechos imponibles en esas haciendas forales. El equivalente navarro funciona de manera análoga.

¿Cuál es la sanción por no cumplir?

Las sanciones pueden ir desde importes relativamente bajos por infracciones formales hasta cantidades significativas por incumplimientos graves, especialmente si se detecta ocultación intencionada. Como los importes exactos dependen del texto actualizado del Reglamento y de la interpretación de la AEAT, la recomendación es consultar a un asesor fiscal antes de asumir ningún riesgo.

Cómo lo estamos resolviendo en Gradion

En los proyectos de automatización que hemos hecho en despachos y gestorías, el cuello de botella no suele ser cumplir con los requisitos técnicos de VERIFACTU en sí: los proveedores de software comercial se están adaptando. El cuello de botella real está antes: en el trabajo manual que los equipos dedican a preparar, revisar y clasificar las facturas antes de que entren al sistema.

Un ejemplo concreto. A un despacho le llegan facturas por correo electrónico, en PDF, en fotos de WhatsApp y en documentos escaneados. Antes, una persona del equipo dedicaba entre 10 y 15 horas a la semana a reclasificarlas, extraer datos y meterlos en el programa de contabilidad. Ese trabajo es puramente repetitivo, no requiere criterio profesional y bloquea tiempo que el socio podría dedicar a los clientes.

Lo que hacemos en Gradion es automatizar precisamente esa parte: el expediente listo para revisar en horas, no en días. La persona del despacho sigue siendo quien revisa, firma y toma las decisiones. La automatización solo prepara el borrador. Y todo ello con los datos almacenados en la Unión Europea, bajo nuestra responsabilidad de cumplimiento RGPD —con acuerdo de encargado del tratamiento firmado desde el primer día— y con aislamiento por cliente. Si quieres entender a fondo qué te permite y qué no te permite el RGPD al automatizar con IA en tu despacho, tenemos una guía dedicada a ello.

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